Avec la numérisation de la société, les PDF et autres fichiers numériques ont largement remplacé les papiers administratifs imprimés. Pour classer et stocker ces ressources virtuelles, il existe un logiciel de Gestion électronique de document (GED).
Les fonctionnalités d’un logiciel de Gestion électronique de document (GED)
Le fichier PDF a 30 ans cette année. Depuis sa création en 1992, son format a connu de nombreuses évolutions. En 2008, il est même devenu une norme sous l’appellation ISO 32000. Aujourd’hui, ce type de format et bien d’autres ont remplacé les impressions papier. Comment gérer cette quantité virtuelle d’informations ?
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Pour cela, il existe des logiciels de Gestion électronique de documents (GED). Ils permettent de gérer l’ensemble des fichiers générés ou reçus par une entreprise. Chacun est pris en compte de sa diffusion à sa sauvegarde. Ces solutions informatiques prennent en charge le :
- classement,
- partage,
- stockage de fichiers.
La Gestion électronique de document peut également servir à l’acquisition des fichiers ou encore à la reconnaissance automatique de données. Le logiciel peut ainsi récupérer automatiquement des documents dans les emails par exemple. Grâce à la fonctionnalité OCR (optical character recognition), il peut également reconnaître le texte à l’intérieur ds documents et permettre ainsi un mode de recherche poussé. Si vous avez une question sur la GED, prenez le temps de consulter différents professionnels. Il est impératif de bien vous renseigner, notamment sur la fiabilité de la solution et du fournisseur, avant de vous engager.
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Les avantages de la Gestion électronique de document (GED)
Pourquoi utiliser un logiciel de GED ? Il permet notamment de :
- gagner du temps
- perfectionner le classement
- faciliter la recherche d’information
- conserver les archives sur le cloud
Une telle solution permet en effet de gagner du temps, car les documents sont accessibles facilement par les personnes en ayant l’accès.
Comment choisir un logiciel de GED ?
Consulter la politique de gestion des données
Avant de vous engager, la première chose à vérifier est la fiabilité du fournisseur de solution. Il convient de vous renseigner sur sa politique de gestion des données, ses lieux de stockage et le niveau de sécurité proposée. La confidentialité de vos documents doit vous être garantie y compris en cas de rupture de contrat.
Comparer les tarifs
La Gestion électronique de document se fait via l’achat ou la location d’un logiciel. Son prix varie en fonction de l’espace de stockage nécessaire et des fonctionnalités choisies. Certaines solutions permettent par exemple d’éditer ou encore de modifier les documents stockés. Le prix fluctue également selon le nombre d’utilisateurs ayant accès au logiciel.
Connaître les conditions d’installation
La mise en place d’une solution de GED demande un investissement de la part de l’entreprise comme de la part du fournisseur. Vous devez connaître en amont la façon dont elle sera installée dans votre entreprise et les formations proposées pour accompagner votre équipe.
Aujourd’hui, la dématérialisation est largement déployée. Les documents d’une entreprise représentent des données sensibles. Opter pour la Gestion électronique de document implique de choisir un logiciel et un prestataire fiables.