À l’ère de la technologie, l’utilisation des papiers dans les entreprises se fait de plus en plus rare. Actuellement, les documents sont numérisés pour éviter l’utilisation des papiers et la perte des dossiers. Ce processus est devenu possible grâce à la dématérialisation. Cette dernière est très prisée par les sociétés qui doivent gérer un grand nombre de documents et de courriers au cours d’une année. Tour d’horizon.
La dématérialisation : Comment cela fonctionne concrètement ?
Grâce aux nouvelles technologies, la gestion documentaire est simplifiée. Les documents numérisés, dont les factures, les formulaires, les contrats ou les chèques, mettent fin à l’utilisation du papier. Et donc, le fichier au format PDF NATIF, XML ou EDI sera directement transmis au destinataire sans devoir passer par l’impression sur papier. Les techniques employées pour la dématérialisation des documents varient en fonction de leur nature. Avant la version électronique, il faut rassembler manuellement les dossiers et faire un tri. Ce qui permet de déterminer efficacement ceux qui doivent être traités en priorité. Ils seront ensuite numérisés en lot pour une meilleure traçabilité.
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Il en est de même pour l’archivage. Lors du traitement, plusieurs outils et applications comme l’OCR ou le LAD sont utilisés pour extraire les données. Ces programmes permettent également de créer les flux de données dans un format spécifique. L’étape suivante consiste au stockage des fichiers indexés au format numérique. Cette nouvelle technique est ultra-pratique et flexible à souhait afin de répondre aux besoins spécifiques de chaque entité. À noter que la loi autorise les entreprises à proposer la version digitalisée des fiches de paie et des contrats aux salariés, depuis 2009. Bien sûr, elle exige le strict respect de l’horodatage électronique des bulletins de salaire.
Quels sont les avantages de ce type de technique ?
Dématérialiser les documents administratifs permet d’optimiser les processus en interne. Le procédé réduit les délais et les coûts de traitement des flux documentaires. Ce qui va générer des économies conséquentes à la compagnie. Le traitement s’effectue entre deux et six mois en fonction du nombre de dossiers à numériser. La solution digitale permet aussi de sécuriser les échanges et de garantir la traçabilité des données. Ainsi, l’entreprise est protégée contre le vol ou la perte d’informations. La numérisation mobilise également les ressources sur des activités à forte valeur ajoutée.
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L’entité n’aura plus à gérer des documents en papier et à les stocker aux dépens de la productivité de l’équipe. Étant donné que l’utilisation du papier n’a plus lieu d’être, ce type de solution a d’ailleurs un impact positif sur la protection de l’environnement. En réduisant son empreinte écologique, l’enseigne véhicule une image positive à ses clients et ses partenaires. Avec la réorganisation documentaire, l’entreprise apporte des changements positifs comme l’amélioration de la productivité, la traçabilité des documents et l’accélération de leurs traitements. Les utilisateurs peuvent avoir accès aux fichiers depuis leurs Smartphones ou tablettes où qu’ils soient. En cas de besoin, les collaborateurs peuvent partager les documents entre eux pour minimiser les allers et retours, par exemple.